Expertos en Consultoría & Gestión Documental

La Ley General de Archivos (LGA), publicada en 2018, es el marco normativo que regula la producción, organización, administración, conservación, preservación y difusión de los archivos en México. Aplica a todos los sujetos obligados del sector público, dependencias federales, estatales, municipales, organismos autónomos, partidos políticos y cualquier entidad que maneje recursos o información pública. su cumplimiento es obligatorio y el incumplimiento puede derivar en sanciones administrativas o penales.

El incumplimiento de la LGA puede acarrear sanciones que van desde amonestaciones públicas y multas económicas hasta la inhabilitación temporal o definitiva de servidores públicos responsables. En casos graves, como la destrucción dolosa de archivos con valor histórico o la obstaculización del acceso a la información, pueden configurarse delitos penales. ABBREVIO ayuda a las instituciones a implementar un sistema de gestión documental que garantice el cumplimiento total antes de que ocurran auditorías o inspecciones.

El Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) es el instrumento de control que identifica y describe la estructura de los archivos de una institución de manera jerárquica, desde el fondo hasta la serie documental. Es obligatorio porque la LGA lo exige como parte del sistema institucional de archivos. Sin él, la organización documental es inválida para efectos legales. ABBREVIO diseña e implementa este instrumento adaptado a la estructura orgánica específica de cada institución cliente.

El tiempo depende del volumen, estado físico y complejidad de los documentos. Un proyecto de digitalización para una institución mediana (100,000 a 500,000 fojas) puede completarse en un plazo de 3 a 8 meses. Nuestra metodología inicia con un diagnóstico archivístico que determina con precisión el alcance, los recursos necesarios y el cronograma. Utilizamos equipos de escáner de alta producción certificados y procesos de control de calidad que garantizan imágenes con estándar mínimo de 300 DPI.

Sí, siempre que se realice bajo los estándares establecidos en la NOM-004-TSP y los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN). Para que un documento digitalizado tenga plena validez jurídica, debe incluir firma electrónica certificada, metadatos de autenticidad, cadena de custodia documentada y almacenamiento en formatos de preservación a largo plazo (PDF/A, TIFF). ABBREVIO garantiza que todos los procesos de digitalización cumplen con estos requisitos normativos.

Los documentos físicos originales no se destruyen automáticamente tras ser digitalizados. Según la LGA y el Catálogo de Disposición Documental (CADIDO), cada serie documental tiene un plazo de conservación en archivo de trámite y concentración antes de poder ser valorada para baja documental o transferencia al archivo histórico. ABBREVIO elabora el CADIDO de su institución e implementa los procedimientos de baja documental conforme a la normativa, garantizando que ningún documento con valor primario o secundario sea eliminado prematuramente.

La Plataforma ABBREVIO ofrece ambas modalidades según las necesidades y políticas de seguridad de cada institución. La versión en la nube utiliza infraestructura certificada con centros de datos en México que cumplen con la normativa de localización de datos del sector público y privado. La versión on-premise se instala en los servidores propios de la institución, ideal para dependencias con altos niveles de clasificación de información. También existe una arquitectura híbrida que combina ambas opciones para optimizar costos y seguridad.

Los indicadores más comunes de riesgo normativo incluyen: no contar con un responsable de archivo designado formalmente, carecer de instrumentos de control archivístico actualizados (CGCA, CADIDO, Inventarios), tener acervos en condiciones inadecuadas de conservación, no haber realizado transferencias primarias o secundarias en los últimos 2 años, o no contar con un programa de capacitación en gestión documental. Nuestro Diagnóstico Gratuito evalúa estos 15 factores críticos y genera un semáforo de cumplimiento con recomendaciones priorizadas.

El Diagnóstico Gratuito de ABBREVIO es una evaluación integral de 15 días que incluye: revisión del estado actual de los archivos de trámite, concentración e histórico; análisis de los instrumentos de control archivístico existentes; evaluación del nivel de digitalización y automatización; identificación de brechas respecto a la Ley General de Archivos; semáforo de riesgo normativo por área; estimación de costos de remediación; y un plan de acción priorizado con cronograma referencial. El diagnóstico es 100% gratuito y sin compromiso de contratación.